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江蘇省高等學校檔案管理辦法

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江蘇省高等學校檔案管理辦法

江蘇省教育廳

聯合發布

江蘇省檔案局

蘇教規[2012]5號

第一章 總 則

第一條 為進一步規范全省各高等學校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護和利用檔案,根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《江蘇省檔案管理條例》、《高等學校檔案管理辦法》,結合全省高等學校檔案工作實際,制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的高等學校檔案(以下簡稱高校檔案),是指高等學校(以下簡稱高校)從事教學、科研、管理、基本建設等一切辦學實踐活動直接形成的對師生員工、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條 高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作,是體現高校辦學質量和管理水平的重要標志之一,學校應當對其加強領導和管理,將之納入學校整體發展規劃,納入整體考核評估指標體系。

第四條 高校內部各職能部門應當將文件材料的形成、收集積累、立卷、整理、歸檔工作納入工作計劃和相關人員崗位職責與個人業績考核內容,加強對本部門檔案工作管理。

第五條 省教育行政部門主管全省高校檔案工作。檔案行政管理部門負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查。

第六條 高校檔案工作由高校校(院)長領導,其主要職責:

(一)貫徹執行國家和省關于檔案管理的法律法規和方針政策,批準學校檔案工作規章制度;

(二)將檔案工作納入學校整體發展規劃,促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展;

(三)建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構,落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備和經費;

(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

分工負責檔案工作的校(院)領導協助校(院)長負責檔案工作,及時協調工作關系,解決工作問題。

第二章 機構設置與人員配備

第七條 高校檔案機構指高校檔案館或綜合檔案室。

(一)具備下列條件之一的高校應當設立檔案館:

1.建校歷史在50年以上;

2.全日制在校生規模在1萬人以上;

3.已集中保管的檔案、資料在3萬卷或排架長度300延長米以上。

(二)高校檔案館是高校內部設置的集中統一管理學校檔案和檔案工作的專門機構,是高校的獨立職能部門。

(三)未設立檔案館的高校應當設立綜合檔案室。綜合檔案室可獨立建制,也可隸屬于學校辦公室。

第八條 需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案,可以根據實際需要設立檔案分室單獨保管。

檔案分室是高校檔案機構的分支機構,日常工作由設立單位負責管理,業務上接受高校檔案機構的指導、監督和檢查。檔案分室應當按年度向高校檔案機構移交所保管檔案的目錄。

第九條 高校檔案機構的管理職責:

(一)貫徹執行國家和省有關檔案工作的法律法規和方針政策,綜合規劃學校檔案工作;

(二)擬訂學校檔案工作規章制度及業務規范,并負責貫徹落實;

(三)負責接收(征集)、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料;

(四)編制檢索工具,編研、出版檔案史料,開發檔案信息資源;

(五)組織實施檔案數字化和電子文件歸檔與管理工作;

(六)開展檔案的開放和利用工作;

(七)開展學校檔案工作人員的業務培訓;

(八)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動,充分發揮檔案的文化教育功能;

(九)開展國內外檔案學術研究和交流活動;

(十)對學校所屬機構的檔案工作進行監督和指導。

第十條 高校應當成立由校(院)長為主任委員、分管校(院)領導和相關校(院)領導為副主任委員、相關職能部門負責人為成員的學校檔案工作委員會,作為全校檔案工作的組織、協調、監督和咨詢機構。

檔案工作委員會應當根據《高等學校檔案管理辦法》等有關檔案法規和學校檔案工作實際,制定明確的工作職責;應當每年定期召開全體委員會議,研究、總結、部署全校檔案工作;適時召開工作專題會議,研究問題,協調關系,推動工作。

第十一條 高校檔案機構應當創建愛國主義教育基地和教育實踐基地。高校校史館(陳列室)、博物館、紀念館等,在條件具備時應當歸入檔案機構統一管理。

第十二條 高校檔案館設專職館長一名,可設副館長一至二名。綜合檔案室設專職主任一名,也可設副主任一至二名。

館長、副館長和綜合檔案室主任應當具備以下條件:

(一)熱心檔案事業,應具有高級專業技術職務任職經歷;

(二)有較強的組織管理能力,具有開拓創新意識和精神;

(三)年富力強,身體健康。

第十三條 高校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。

高校專職檔案工作人員列入學校編制序列,其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。

高校檔案機構承擔教職工人事檔案和學生人事檔案管理職能的,應當根據人事檔案管理規定設置相應機構,并配備專門檔案管理人員。

第十四條 高校應當將專職檔案人員隊伍建設列入學校人才隊伍建設規劃,并加強全校各部門、各院(系)兼職檔案人員隊伍建設,建立全校檔案工作網絡,加強管理和業務培訓工作。

高校檔案機構應當根據工作需要及時組織專兼職檔案人員進行檔案法規和業務學習,參加校內外相關業務培訓或繼續教育。

第十五條 高校檔案工作人員應當遵紀守法,愛崗敬業,忠于職守,具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。專職檔案人員應當具備本科及以上學歷。

第十六條 高校檔案機構中的專職檔案工作人員,實行專業技術職務聘任制或者職員職級制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

第十七條 高校應當按照法律法規的有關規定,為長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員,采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生,保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇。并給予適當的經濟補助,補助標準一般為每月200~300元。

第十八條 高校對檔案人員中的涉密人員,應當按照相關法律法規的有關規定予以審查批準。要根據高校的實際,參照相關標準予以補助。補助標準與學校其他保密人員待遇一致。

第三章 檔案管理

第十九條 高校檔案管理應當按照檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系建設要求開展工作。

第二十條 高校應當建立健全檔案工作的檢查、考核與評估制度,提高高校檔案管理水平。高校檔案工作與學校各項工作實行同布置、同檢查、同總結、同驗收管理。

第二十一條 高校檔案一般分為以下幾類:

(一)黨群類:主要包括高校黨委、工會、團委、民主黨派等在工作中形成的文件材料。

(二)行政類:主要包括高校行政管理工作中形成的文件材料。

(三)學生類:主要包括高校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。學生類檔案在實際操作中應當分為兩種,一種是隨學生畢業、就業而派遣的學生人事檔案材料;另一種是由高校檔案機構永久或定期保存的與教學、科研等活動相關的學籍類文件材料。兩種學生類檔案在歸檔范圍、工作流程、管理模式與體制等方面應當區分開來,并制定相應的管理辦法。前者作為高校專門檔案管理,后者納入高校綜合檔案管理。

(四)教學類:主要包括高校反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動中形成的文件材料。按《高等學校教學文件材料歸檔范圍》的相關規定執行。

(五)科研類:主要包括高校科研管理和科研實踐活動中形成的文件材料。按《科學技術研究檔案管理暫行規定》及《科學技術研究課題檔案管理規范》(DA/T 2-1992)執行。

(六)基本建設類:主要包括高校基本建設管理和項目建設過程中形成的文件材料。按《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28-2002)執行。

(七)儀器設備類:主要包括高校各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備的全套隨機技術文件以及在接收、使用、改造工作中形成的文件材料。

(八)產品生產與科研開發類:主要包括高校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

(九)出版物類:主要包括高校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書、正式出版物及出版發行記錄等。

(十)外事類:主要包括高校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料;學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料;學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料;學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

(十一)會計類:主要包括高校在財務管理和會計核算中形成的文件材料。按《會計檔案管理辦法》和省財政廳、省檔案局的相關規定執行。

第二十二條 高校可以參照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》,根據學校實際情況確定歸檔范圍和保管期限。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)、實物等各種載體形式。

第二十三條 學生人事檔案指全日制在校學生的人事檔案,在條件具備時,可以歸入高校檔案機構作為專門檔案管理,實行專人專管。

高校應制訂相應的管理辦法,厘清檔案機構與學生管理職能部門、院系之間的職責范圍和工作流程。檔案機構負責學生人事檔案實體的保管、利用和派遣;學生管理職能部門和院系分工負責新生檔案接收、日常檔案整理及集中歸檔移交工作。

學生人事檔案的文件材料歸檔范圍一般包括:

(一)本專科生新生檔案歸檔材料主要包括:高中畢業生登記表、學籍卡、體檢表、高考報名登記表、志愿卡、黨團材料等。

(二)本專科畢業生檔案歸檔材料主要包括:大學生登記表、成績單、畢業論文(設計)成績、畢業生登記表、學士學位申請表、畢業體檢表、黨團材料、獎懲材料及相關資格申請表等。

(三)碩士畢業生檔案歸檔材料主要包括:報考攻讀碩士研究生登記表、畢業研究生登記表、研究生學位申請書、授予碩士學位決定、碩士畢業體檢表、黨團材料、獎懲材料等。

(四)博士畢業生檔案歸檔材料主要包括:報考攻讀博士學位研究生登記表、專家推薦書、畢業研究生登記表、研究生學位申請書、授予博士學位決定、博士畢業體檢表、黨團材料、獎懲材料等。

第二十四條 高校實行檔案材料形成單位(部門)、課題、項目組立卷整理的歸檔制度。

(一)高校各立卷單位(部門)分管檔案工作的負責人應當按照歸檔要求,組織本單位(部門)相關人員及時立卷歸檔。

(二)立卷歸檔人應當按照紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)、實物等各種載體文件材料的自然形成規律,對文件材料系統整理組卷,編制頁號或者件號,制作卷內目錄或歸檔文件目錄,交本部門、單位檔案工作負責人檢查合格并簽字后向學校檔案機構移交。

(三)科研課題和基建項目在鑒定、結題(項)和竣工驗收前,必須對文件材料進行系統整理,通過檔案驗收。項目驗收后須及時完成歸檔移交工作。

第二十五條 歸檔紙質文件的書寫規格和所使用紙張、裝訂材料等應符合檔案保管要求。聲像檔案要確保聲像清晰。電子文件材料應當與紙質文件材料同步歸檔,按照《電子文件管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行。

第二十六條 高校檔案材料應及時歸檔。未及時歸檔的,檔案機構可采用適當方式予以通報。

(一)學校各部門應當在次學年結束前(一般為6月底前)完成歸檔;

(二)各院系等應當在次學年寒假前(一般為1月底前)完成歸檔;

(三)科研類檔案應當在項目完成后2個月內完成歸檔;

(四)基建檔案應當在項目完成后3個月內完成歸檔;

(五)重大活動檔案應當在活動結束后2個月內完成歸檔;

(六)會計檔案由會計機構整理歸檔。當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,由會計機構保管1年,期滿后移交學校檔案機構統一保管。

第二十七條 高校檔案機構對保管期限已滿的檔案,應按規定成立鑒定小組予以鑒定,對經鑒定已失去保存價值的檔案,要登記造冊報校(院)長批準后,予以銷毀。未經鑒定和批準,不得銷毀任何檔案。

第二十八條 高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術,防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案,應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化,加工成電子檔案保管。

第二十九條 高校合并、分立、撤銷或產生其他變動時,應當遵循全宗管理原則,依法、合理處置檔案。

第三十條 高校或高校與其他單位分工協作并以本校為主承擔完成的項目,高校檔案機構應當保存一整套檔案,本校協助完成的項目應保存自身項目的檔案。協作單位應當配合做好整理、立卷和移交工作。

第三十一條 高校中的個人從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料,應當按照規定及時歸檔,由立卷單位(部門)整理后按規定移交檔案機構保管,任何個人不得據為己有。

對于個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料,高校檔案機構可以通過征集、代管等形式進行管理。

鼓勵個人,特別是有重大貢獻的專家、教授、勞動模范、知名人士等在非公務活動中形成的檔案,以捐贈或代管的方式移交檔案機構保存,學校應給予適當獎勵。

第三十二條 因故滯留在職能部門、院系的各類檔案材料,高校檔案機構應當組織移交、接收工作。相關職能部門、院系必須配合做好移交工作,不得拒絕移交和扣留檔案。

第三十三條 高校檔案機構對于與學校有關的各種檔案史料的征集,應當制定專門的制度和辦法。對散存在社會上反映本校并對學校或社會有重要價值的或對學校有重大貢獻的個人所有的檔案,應由學校出資征集歸檔保存。

對具有重要保存價值或文物價值的檔案,難以征集到原件的可采用復制件(品)或目錄收存。

第三十四條 高校檔案機構應當開展以重大校史事件、校史名人及學校重大建設成果等為主題的特色檔案資源建設。

第三十五條 高校各項活動中形成的有保存價值的實物,如榮譽證書、獎狀、獎章、獎杯、禮品、錦旗、印信、名人字畫及高等學校發展中有紀念意義的物品和有收藏價值的教學科研設備設施等,應當由高校檔案機構集中管理。

第三十六條 高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查,消除安全隱患。檔案工作如發生突發事件,應當按照《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》的規定,立即向校(院)長報告,及時處理。

第三十七條 檔案庫房的技術管理工作,應當建立健全有關規章制度,由專人負責。

(一)檔案機構工作人員必須嚴格執行檔案接收、管理和借閱制度,及時做好登記,隨時入庫。

(二)檔案庫房安全管理要明確責任,庫房環境和設施要達到檔案保管要求,做好防火、防潮、防高溫、防強光、防塵、防蟲、防有害氣體、防盜等工作。

(三)未經批準,非本檔案機構人員一律不得進入庫房;未經批準,任何人員不得私自將檔案攜帶出檔案庫房。

第三十八條 高校檔案機構應當建立健全各類檔案管理臺賬,認真執行檔案統計年報制度,并按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。

第三十九條 普通高校舉辦的獨立學院的檔案管理由獨立學院自行負責。

(一)參與舉辦獨立學院的普通高校的檔案機構在業務上對獨立學院的檔案工作進行指導、監督和檢查。

(二)在獨立學院建設過程中形成的,由高校檔案機構保管的檔案,應當在獨立學院建成后向其移交,以維持檔案全宗的完整性。

(三)獨立學院可以委托高校檔案機構代管檔案,簽訂代管協議。

第四章 檔案的利用與公布

第四十條 高校檔案機構應當按照國家有關規定公布檔案。未經學校授權,其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。

屬下列情況之一者,不對外開放:

(一)涉及國家秘密的;

(二)涉及專利或者技術秘密等知識產權問題的;

(三)涉及個人隱私的;

(四)檔案形成單位規定限制利用的。

第四十一條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人,在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后,均可以利用已公布的檔案。

境外組織或者個人利用檔案的,按照國家有關規定辦理。

第四十二條 查閱、摘錄、復制未開放的檔案,應當經檔案機構負責人批準。涉及未公開的技術問題,應當經檔案形成單位或者本人同意,必要時報請校(院)長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密,應當經校(院)長或學校保密工作部門批準。

第四十三條 高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案,一般不提供原件利用。如有特殊需要,應當經檔案機構負責人批準。

加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件,與原件具有同等效力。

檔案利用中檔案原件原則上不得外借。如有特殊情況需經檔案機構負責人或報請校(院)長批準。外借檔案原件必須完備手續,并建立限時催還機制。

第四十四條 高校檔案開放應當設立專門的檔案利用閱覽室,并按《檔案著錄規則》編制必要的檢索工具。提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統等,為社會利用檔案創造便利條件。

第四十五條 高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。

(一)凡依據高校檔案出具證明的工作,均應當歸口高校檔案機構,厘清檔案機構與相關職能部門之間的職責。

(二)高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件,用于公益目的的,可不收取費用;用于個人或者商業目的的,可以按照有關規定合理收取費用。

(三)收費利用收費項目一般包括檔案證明費、保護費、復制費及應利用者要求提供的查閱代辦、專項使用、整理代管、寄存等服務費。

(四)涉及畢業生學籍證明的收費項目,在執行教育主管部門有關規定的同時,應當根據檔案利用實際情況合理收取相應費用。

(五)社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案,高校檔案機構應當無償和優先提供。

第四十六條 寄存在高校檔案機構的檔案,歸寄存者所有。高校檔案機構如果需要向社會提供利用,應當征得寄存者同意。

第四十七條 高校檔案機構應當積極開展檔案的編研工作。公開出版重要檔案史料,應當履行審批手續。

第四十八條 高校檔案機構應當采取舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等多種形式,積極開展檔案宣傳工作。充分發揮檔案的文化教育作用。

第五章 條件保障

第四十九條 高校應當將高校檔案工作所需經費單獨立項,列入學校預算,保證檔案工作的需求。經費預算項目應根據工作需要確定,除日常工作經費外,應當適時設立專項經費。

第五十條 高校應當為檔案機構提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房和管理設施,具體標準按照《檔案館建設標準》(建標103-2008)和《檔案館建筑設計規范》(JGJ 25-2000)執行。

(一)存放涉密檔案應當設有專門庫房。

(二)存放聲像、電子等特殊載體檔案,應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物、防磁等必要設施。

(三)檔案庫房要與公共辦公區域分開并自成體系,檔案閱覽室和整理間必須分開獨立配置。

(四)庫房面積應滿足檔案工作發展的需要,留有存儲空間,設立檔案館的庫房應滿足今后至少20年檔案增量保管的需要。

第五十一條 高校應當為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。

第五十二條 高校數字檔案館(室)建設,應當符合國家信息化建設相關要求和檔案行政管理部門制定的相關規定和標準。

數字檔案館(室)建設應當適應統一管理、安全保管、信息共享、文化宣傳等工作要求,合理配置所需硬件,科學設計管理軟件,規范建設檔案信息數據庫,適應信息社會可持續發展的需要。

數字檔案館(室)建設應當包括學校電子文件管理中心建設、各類檔案應用系統建設、電子檔案資源庫建設和檔案信息安全系統建設等基本內容,建立檔案資源管理平臺和檔案信息發布平臺。

第五十三條 高校應當為檔案機構提供相應的體制、機制保障。高校檔案館屬學校獨立部門,學校在體制與機構改革相關文件中應當明確檔案館的管理職能和業務職能。高校綜合檔案室亦應有相應的體制、機制保障。

第六章 獎懲規定

第五十四條 高校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人,給予表彰與獎勵:

(一)在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的;

(二)在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的;

(三)在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的;

(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構的;

(五)同違反檔案法律法規的行為作斗爭,表現突出的。

第五十五條 有下列行為之一的,高校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的,由司法機關依法追究刑事責任。

(一)玩忽職守,造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的;

(二)違反保密規定,擅自提供、抄錄、公布檔案的;

(三)涂改、偽造檔案的;

(四)擅自出賣、贈送、交換檔案的;

(五)不按規定歸檔,拒絕歸檔或者將檔案據為己有的;

(六)其他違反檔案法律法規的行為。

第五十六條 高校應當接受檔案行政管理部門與教育行政部門聯合開展的檔案監督檢查,并根據檢查通報情況,及時整改存在的問題。對問題嚴重又不及時整改的,由檔案行政管理部門依法給予行政處罰。

第七章 附 則

第五十七條 本辦法適用于全省各類普通高校、成人高校。各高校應當根據本辦法組織全校檔案工作,并可以本辦法為依據制訂各類檔案工作的管理制度。

第五十八條 高校附屬單位(包括附屬中學、附屬醫院、校辦企業等)的檔案管理,由學校根據實際情況自主確定。

第五十九條 本辦法由省教育廳、省檔案局負責解釋。

第六十條 本辦法自2012年6月1日起施行。

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