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機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定

發布時間:2014-10-16瀏覽次數:

機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定

國家檔案局令第8號

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》已經2006年9月19日國家檔案局局務會議審議通過,現予公布,自公布之日起施行。

局長:楊冬權

二○○六年十二月十八日

第一條為便于各級黨政機關和人民團體(以下統稱機關)正確界定文件材料歸檔范圍,準確劃分檔案保管期限,使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況,維護其歷史面貌,又便于保管和利用,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》,制定本規定。

第二條本規定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

第三條機關文件材料歸檔范圍是:

(一)反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料;

(二)機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料;

(三)本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料;下級機關報送的重要文件材料;

(四)其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

第四條機關文件材料不歸檔范圍是:

(一)上級機關的文件材料中,普發性不需本機關辦理的文件材料,任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等;

(二)本機關文件材料中的重份文件,無查考利用價值的事務性、臨時性文件,一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿,無特殊保存價值的信封,不需辦理的一般性人民來信、電話記錄,機關內部互相抄送的文件材料,本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料,有關工作參考的文件材料;

(三)同級機關的文件材料中,不需貫徹執行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料;

(四)下級機關的文件材料中,供參閱的簡報、情況反映,抄報或越級抄報的文件材料。

第五條凡屬機關歸檔范圍的文件材料,必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交,實行集中統一管理,任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。

第六條 機關文書檔案的保管期限定為(永久)、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

第七條 永久保管的文書檔案主要包括:

(一)本機關制定的法規政策性文件材料;

(二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料;

(三)本機關職能活動中形成的重要業務文件材料;

(四)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示,重要的報告、總結、綜合統計報表等;

(五)本機關機構演變、人事任免等文件材料;

(六)機關房屋買賣、土地征用,重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料;

(七)上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料;

(八)同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

第八條定期保管的文書檔案主要包括:

(一)本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料;

(二)本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料;

(三)本機關人事管理工作形成的一般性文件材料;

(四)本機關一般性事務管理文件材料;

(五)本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示,一般性工作報告、總結、統計報表等;

(六)上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料;

(七)上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料;

(八)同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料;

(九)下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

第九條機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限,按國家有關規定執行。

第十條機關對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。

機關應歸檔紙質文件材料中,有文件發文稿紙、文件處理單的,應與文件正本、定稿一并歸檔。

第十一條機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔,其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。

第十二條各機關應根據本規定,結合本機關職能和各部門工作實際,編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,經同級檔案行政管理部門審查同意后執行。

有垂直領導關系的中央、國家機關應依據本規定,結合本系統工作實際,編制本系統的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,并經國家檔案局審查同意后執行。

第十三條在編制本機關或本系統文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時,應全面分析和鑒別本機關或本系統文件材料的現實作用和歷史作用,準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

第十四條本規定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統、民主黨派、企業事業單位可參照執行。

第十五條本規定自頒布之日起施行,1987年頒發的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。

附件:《文書檔案保管期限表》

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